3.5. Ввод данных

The UNESCO micro CDS/ISIS Software

Рис. 30

Ввод данных осуществляется через рабочие листы, которые предварительно создаются средствами редактора рабочих листов. Рабочий лист представляет собой печатную форму, которая выводится на экран с выделенным пространством, необходимым для заполнения. Ввод информации предполагает использование клавиатуры аналогичной печатанию на пишущей машинке. Как упоминалось раньше, CDS/ISIS использует два типа рабочих листов: рабочий лист для вода данных, используемый для ввода данных, которые запоминаются в файле документов, и системный рабочий лист, который используется для ввода параметров, требуемых для выполнения специальных задач, таких как управление печатью. Оба типа рабочих листов заполняются одинаковым способом. Одно различие состоит в том, что системный рабочий лист может иметь только одну страницу, в то время как рабочий лист для ввода данных может располагаться на нескольких страницах.

Пример рабочего листа по вводу данных показан на рис. 30. Он состоит из нескольких полей, каждое из которых имеет метку, определяющую смысл данных, которые будут вводиться, например "Заглавие"

Заметим, что когда рабочий лист выводится на экран, нижние 3 строки экрана резервируются для вывода сообщений. Это пространство называется областью сообщений, тогда как первые 21 строки экрана называются областью данных.

Каждое поле рабочего листа вводится или модифицируется средствами редактора поля. Дополнительно, CDS/ISIS обеспечивает все возможности редактирования экрана, такие как передвижение от одного поля к другому на одной странице или переход назад и вперед между страницами.

Следующие параграфы описывают технику ввода данных в деталях. Хотя описание касается создания и редактирования записей, это также относится к вводу и редактированию данных в системных рабочих листах.

3.5.1. Создание новых записей.

Создание новой записи осуществляется выбором опции N в меню xXE1 (программа ISISENT). CDS/ISIS выводит на экран отобранный рабочий лист, куда необходимо затем ввести данные и устанавливает курсор на начало первого поля на экране.

Нижняя строка указывает номер записи файла документов (MFN), которая создается, и наличие следующих доступных страниц (см. рис. 30).

Для ввода поля необходимо просто печатать соответствующие данные и заканчивать ввод, используя клавишу (CR). CDS/ISIS затем установит курсор на начало следующего поля. Ввод поля контролируется редактором поля системы CDS/ISIS (см. раздел 13 "Редактор поля"), с которым необходимо ознакомиться перед началом создания и/или модификации записей в базе данных. Для того, чтобы оставить поле пустым, нажмите (CR).

Когда рабочий лист выводится на экран, одно или более полей могут уже содержать данные, которые были определены администратором базы данных или вами, используя опцию "D" в меню xXE1 (см. раздел 6.1 "D - определение значений по умолчанию").

В этом случае можно оставить эти значения как есть, просто нажав (CR), или удалить их, нажав функциональную клавишу (F2) или заменить - напечатав новое. Заметим, что удаление или модификация значения по умолчанию будет действовать только в текущей записи, первоначальное значение будет сохраняться для всех последующих создаваемых записей. Для того чтобы удалить или изменить эти значения для нескольких записей, используется опция "D" меню xXE1. Когда курсор устанавливается на данном поле, можно использовать следующие клавиши для выполнения указанных действий :

CR - переход к следующему полю;
TAB - переход к предыдущему полю. Можно использовать эту клавишу для ввода данных в поле, которое случайно осталось пустым или несформированным.
F2 - удаление выведенного на экран значения по умолчанию (на пустое поле не оказывает воздействия);
F1 - вывод на экран HELP - сообщения, определенного для поля во время создания рабочего листа. Если HELP - сообщение не было создано для поля, то CDS/ISIS выведет на экран тип поля (цифровое, алфавитное и др.)

Когда все поля сформированы, CDS/ISIS автоматически переходит в режим редактирования записи и пользователь получает возможность модифицировать только что созданные записи, если в этом есть необходимость. Редактор записей описывается ниже.

Если рабочий лист состоит из нескольких страниц, процесс описанный выше, обычно повторяется для каждой страницы. Допускается, однако, прерывать процесс при необходимости в любое время.

3.5.2. Редактирование записей

Как только запись выбрана для редактирования (опция "F" или "R" в меню xXE1 ), CDS/ISIS выводит запись на экран, используя текущий рабочий лист и предлагает указать действия, которые необходимо выполнить. Редактирование записи можно также осуществить после формирования каждой записи рабочего листа.

Следующая подсказка появляется в нижней части экрана (заметим, что подсказка 103/104 выдается при использовании рабочего листа по вводу данных, в то время как подсказка 105 - при использовании системного рабочего листа).

Подсказка 103/104 :
CR - следующая страница;
В - предыдущая страница;
М - модифицировать;
Х - выход;
С - отменить;
R - восстановление;
Т - закончить;
D - удалить;
N - новая запись.

Подсказка 105:
CR -следующая страница С - отменить
М - модификцировать,
Х - выход
Значение каждой функции объясняется ниже:
CR - листание вперед, т. е. вывод на экран следующей страницы рабочего листа (заметим, что если это последняя страница рабочего листа, то CR эквивалентно Х).
В - листание назад, т. е. вывод на экран предыдущей страницы рабочего листа.
С - оставляет запись неизмененной (все изменения, которые могли быть сделаны в записи - игнорируются).
D - удаление записи.
М - редактирование страницы.
N - запоминает запись в файле документов (аналогично Х) и затем создает новую запись. Эта опция позволяет также создавать записи последовательно, без возвращения в меню ввода данных между записями. Она также позволяет переключаться из режима редактирования записей в режим создания записей.
R - восстанавливает экран (это может быть необходимо, если ваш терминал является системной консолью, в этом случае операционная система может выводить на экран сообщения, частично заполняющие рабочий лист).
Т - оставляет запись неизмененной и прерывает действие операторов исправления. Если никаких исправлений не было сделано, то эта опция действует также как и "С".
Х - запоминает запись в файле документов.

Опции "С", "X" и "D" прекращают обработку записи так как это описано выше и передают управление меню xXE1 (если вы редактировали единственную запись), или продолжают процесс исправления для следующей записи, если она есть (если вы находились в режиме редактирования некоторой последовательности записей).

Опция "Т" является эквивалентной опции "С" относительно текущей записи, кроме того дополнительно прерывает последовательность и выводит на экран меню по вводу данных.

Если выбирается опция "М", CDS/ISIS переходит в режим редактирования и устанавливает курсор на первом поле рабочего листа выведенного на экран. Затем можно добавить данные в поле и/или модифицировать или удалить их содержимое (см. раздел "Редактор поля"). Когда курсор устанавливается на данном поле, можно использовать следующие функциональные клавиши для выполнения указанных действий:
CR - переход к следующему полю;
TAB - переход к предыдущему полю;
F1 - вывод на экран HELP - сообщения, определенного для поля при создании рабочего листа.
HELP - сообщение обычно содержит специальное руководство для правильного ввода поля. Если специальное HELP - сообщение не определено для поля, CDS/ISIS выведет на экран тип поля (цифровое, алфавитное и т. д.)
F2 - удаляет содержимое поля.

3.5.3. Удаление записи.

Можно удалить запись, ответив "D" на подсказку 103/104 (см. выше). Заметим однако, что запись удаляется логически, но не физически. Другими словами, CDS/ISIS только помечает запись для ее дальнейшего физического удаления, тем не менее, такую запись нельзя будет в дальнейшем найти или выдать на дисплей. Записи, помеченные для удаления, физически удаляются (т. е. полностью разрушаются) только при реорганизации файла документов. До наступления этого момента, существует возможность восстановить логически удаленную запись, т. е. удалить пометку на удаление, что объяснено ниже.

Если выбирается удаленная запись на редактирование (ипользуя опции "Е" или "R" меню хХЕ1, CDS/ISIS выдаст информацию о наличии этого состояния следующей подсказкой:
Подсказка 26 : Запись удалена. Введите один из следующих кодов: R - восстановить, N - создать новую запись, CR - оставить удаленной.

Ответ может быть следующий :
CR - оставить запись удаленной;
N- заменить удаленную запись на новую.
В данном случае CDS/ISIS будет вести себя так, как будто затребовано создание новой записи (см. раздел 3.5.1 "Создание новых записей"), эта новая запись будет иметь тот же MFN, что и удаленная запись, которая заменяется;

R - повторно активизировать запись.
В этом случае CDS/ISIS уничтожит метку удаления и выдаст на экран запись в режиме редактирования (см. раздел 3.5.2 "Редактирование записи"). Все данные, которые находились в записи в момент ее удаления, появятся на экране в рабочем листе. Заметим, что это имеет место только для логически удаленных записей. Если запись является физически удаленной, то ответ "R" эквивалентен ответу "N".

3.5.4. Руководство для оператора по вводу данных.

Ниже приводятся основные правила, которые должны быть соблюдены при вводе данных. Если создается специальное руководство для специфического применения, можно включить эти разделы.

3.5.4.1. Ввод поля.

Как правило, печатайте данные, как будто используете пишущую машинку. Помните, однако, что вы используете редактор поля CDS/ISIS, который предлагает специальные возможности для корректироваки данных, задействуя функциональные клавиши. Все они полностью описываются в разделе 13 "Редактор поля".

Если пространство, выделенное на экране для ввода данных, больше, чем одна строка, печатайте CR или пробелы в конце каждой строки, CDS/ISIS будет автоматически переходить на следующую строку. Несмотря на то, что слова не будут разделяться по правилам грамматики, это не существенно, когда в дальнейшем поле будет выводиться на экран или на принтер, CDS/ISIS обеспечит вывод текста таким образом, что разделяться будут только строки.

3.5.4.2. Ограничители полей.

При вводе полей, содержащих подполя, необходимо указать разделитель подполя впереди каждого значения подполя. Разделитель подполя - это двухсимольный код предшествующий и указывающий переменную длину подполя внутри поля. Он состоит из символа "^" и следующего за ним буквенного или цифрового символа, например ^а. Если код подполя является алфавитным, его можно ввести на верхнем или на нижнем регистре. CDS/ISIS не воспринимает разницы между ^a или ^A. Поэтому, можно использовать наиболее удобную форму.

Не оставляйте пробелов и не вставляйте знаки препинания ни перед, ни после разделителя подполя, если нет специального указания сделать это.

Пример поля с тремя подполями :

^aUNESCO^bParis^c1985

Введение пробелов или знаков препинания может вызвать неправильный вывод поля на печать.

3.5.4.3. Повторяющиеся поля

Если вводимое поле является повторяющимся и необходимо ввести более одного значения, введите все значения один за другим, разделив каждое значение знаком процента (%). Нет необходимости вводить знак % после последнего повторителя поля. Знак % является зарезервированным символом системы. Когда поле вызывается на редактирование, CDS/ISIS будет автоматически устанавливать знак % для каждого значения повторяющегося поля, где это требуется. Можно, если необходимо, вставить новое значение между существующими значениями или использовать функции редактора поля "вырезание" или "наклеивание" для изменения порядка значений.

Нельзя вводить пробелы перед и после знака %. Если сделать это, пробелы будут восприняты как часть поля.
Пример поля "автор", содержащего два имени:

BROWN.J.%Jonson.Archibald

3.5.4.4. Поля типа шаблон

Когда CDS/ISIS устанавливает курсор на поле типа шаблон, то на экран выдается шаблон поля (при условии, что поле не имеет значения по умолчанию) для указания того, что можно вводить в каждую позицию поля. Сообщение:
"Введите поле согласно указанному шаблону" также появится в нижней части экрана. Шаблон - это посимвольное описание содержимого поля, который может быть следующим:

Х - позиция может содержать любой алфавитно-цифровой символ;

А - позиция должна содержать алфавитный символ;

9 - позиция должна содержать цифру;

другой символ - позиция должна содержать указанный символ.

Пример шаблона с некоторыми значениями:

3.5.4.5. Проверка правильности полей

CDS/ISIS проверяет правильность каждого вводимого поля на соответствие типу поля, определенному в ТОП базы данных.
Если вводимый символ не соответствует заданному типу поля, CDS/ISIS выдает сообщение об ошибке и повторно устанавливает курсор на начало поля. Необходимо сделать исправления перед повторным вводом поля.

3.5.5. Обновление инвертированного файла

Необходимо иметь в виду, что CDS/ISIS автоматически не обновляет инвертированный файл при каждом добавлении, модификации или удалении записи. Это необходимо помнить, т. к. пока инвертированный файл не обновлен, могут возникнуть следующие ситуации:

1. Новые записи, которые добавлены, недоступны при поиске.
2. Записи, которые были модифицированны, доступны только в старой интерпретации.
3. Записи, которые были удалены, будут еще зарегистрированы, но сами записи выдаваться на экран не будут.

Тем не менее, CDS/ISIS хранит в файле документов всю информацию, требуемую для обновления инвертированного файла и его можно выполнить в любое время. Эта операция требует затрат времени, зависящих от количества обновляемых записей, используемого компьютера и среднего количества поисковых терминов, генерируемых для каждой записи.

После нескольких экспериментов с данной базой данных, можно установить примерное время, требуемое для обновления записи и, если это время вас удовлетворяет, рекомендуется выполнять обновление инвертированного файла после каждого сеанса ввода данных (или при работе программы, как объясняется ниже). Исходя из этих соображений, можно отложить обновление инвертированного файла на более удобное время (на конец дня, недели и т. д.). Для выполнения обновления инвертированного файла вызывается программа ISISINV через главное меню системы xXISI (см. раздел 5.1 "Меню xXISI"), затем опция "U" в меню xXG1 (см. раздел 9.1 "U - обновление инвертированного файла").

Заметим также, что каждый раз при выходе из программы ISIS и смены базы данных, CDS/ISIS проверит сначала, были ли сделаны какие-то изменения в текущей базе данных. Если да, система выведет на экран общее количество сделанных изменений (укажет, сколько записей было добавлено, модифицировано или удалено), затем предложит обновить инвертированный файл, выдав на экран сообщение :

Подсказка 267 : Хотите обновить инвертированный файл
(Y/N)?

Если последует ответ "Y", CDS/ISIS начнет обновление инвертированного файла (любой другой ответ отложит обновление).
Во время обновления инвертированного файла, CDS/ISIS может обнаружить какие-то отклонения либо в файле документов, либо в инвертированном файле. Обычно это не происходит, т. к. инвертированный файл является полным отражением файла документов. Но если отклонения все же обнаружены, (они будут отражены на экране соответствующим сообщением) необходимо будет сделать требуемые исправления как только появится возможность, т. к. при наличии отклонений файл документов и инвертированный файл будут несинхронизированны.

Следующие сообщения указывают на наличие ненормальных условий :

391 Внимание! Ссылка не найдена. Нельзя удалить.

392 Внимание! Повторная связь.

393 Системная ошибка. В файле документов ошибка несоответствия. Восстановите последнее значение и перегенерируйте инвертированный файл.

Объяснение и возможные причины приведены ниже.

Сообщение 391. Внимание! Ссылка не найдена. Нельзя удалить. Это сообщение касается удаленных или модифицированных записей. CDS/ISIS пытается удалить из инвертированного файла ссылки, соответствующие удаленной записи или старую версию модифицированной записи (т. е. версию существовавшую до сделанной модификации ), но не может найти одну из ссылок, которую нужно удалить. Ссылка, вызывающая это сообщение, будет также выведена на дисплей в таком виде:

MFN/идентификатор поля/значение/последовательный номер

См. раздел 3.4.2. "ТВП для инвертированого файла". Это сообщение может быть обусловлено следующим:

* изменение ТВП для инвертированного файла без переинвертирования базы данных;
* восстановление файла документов после инвертированного файла;
* аварийное прерывание процесса обновления инвертированного файла (отключение электроэнергии).

Сообщение 392. Внимание! Повторная ссылка. Оно касается новых или модифицированных записей. CDS/ISIS пытается добавить в инвертированный файл ссылки, соответствующие новой записи или модифицированной версии записи, но находит, что одна из ссылок уже существует (обычно потому, что создаваемые ссылки должны быть уникальными). Ссылка, вызывающая это сообщение, будет выведена на экран, как и предыдущая. Это сообщение может быть обусловлено следующим :
* использование одинакового идентификатора поля более, чем для одной строки ТВП, особенно если используется техника индексирования 4;
* аварийное прерывание процесса обновления инвертированного файла (отключение электроэнергии).

Сообщение 393. Оно обычно указывает на испорченность фала документов, которое может быть причиной внезапного или ненормального выхода из CDS/ISIS (т. е. отключение электроэнергии или выключения компьютера во время процесса обновления).

Проблемы, связанные с этими сообщениями, обычно разрешаются путем переинвертирования базы данных (после корректировки ТВП, если необходимо).