Інститут архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського провів семінар для установ, організацій та підприємств Національної академії наук України з питань розроблення ними індивідуальних інструкцій з діловодства

Відділ архівознавства і документознавства Інституту архівознавства Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського у 2022 році розробив Типову інструкцію з діловодства в установах, організаціях та підприємствах Національної академії наук України.

Цей нормативний документ встановлює загальні положення щодо функціонування служб діловодства у науково-дослідних інститутах, інших наукових установах (обсерваторіях, ботанічних садах, дендропарках, заповідниках, бібліотеках, музеях, науково-технічних, технологічних комплексах тощо), закладах вищої освіти, організаціях, на підприємствах, що перебувають у віданні НАН України. В ньому зафіксовано вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами у зазначених юридичних особах незалежно від носія інформації, яка міститься в документах. Унормовані всі процеси роботи з документами, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням, з моменту створення або надходження документа до завершення виконання, відправлення, передавання в архівний підрозділ чи особі, відповідальній за архів, або для знищення в установленому порядку.

У січні 2023 року Типову інструкцію було погоджено Центральною експертно-перевірною комісією Державної архівної служби України (протокол №1 від 18.01.2023), а в лютому цього року затверджено постановою Президії НАН України  від 22 лютого 2023 року № 98.

На виконання постанови Президії НАН України «Про затвердження Типової інструкції з діловодства в установах, організаціях, на підприємствах Національної академії наук України» від 22 лютого 2023 року № 98 установи НАН України у тримісячний строк мають розробити власні інструкції з діловодства та подати їх на погодження ЕПК НАН України.

У зв’язку з цим відділ архівознавства і документознавства Інституту архівознавства НБУВ організував семінар на тему «Розроблення індивідуальної інструкції з діловодства установи НАН України на підставі Типової інструкції».

Семінар було проведено у двох форматах: очному – у приміщенні НБУВ по вулиці Володимирській, 62 та у форматі відео-зустрічі на платформі Google Meet.

Зважаючи на велику кількість заявлених бажаючих до участі в семінарі, його було проведено у декілька етапів.

2, 4 та 11 травня зареєстровані учасники приєдналися до відео-зустрічі, а 18 травня – завітали на семінар до Інституту архівознавства безпосередньо.

Проводила семінар старша наукова співробітниця Інституту архівознавства кандидат історичних наук Олена Михайлівна Загорецька, також долучились директорка Інституту архівознавства кандидат історичних наук  Л. М. Яременко, завідувачка відділу архівознавства і документознавства кандидат історичних наук О. В. Січова та інші співробітники цього відділу.

На семінарі особлива увага приділялася таким питанням:

– роз’яснення положень Типової інструкції з діловодства;

– алгоритм підготовки індивідуальної інструкції з діловодства на підставі типової;

– оформлення додатків до інструкції;

– оновлені вимоги до оформлення управлінських документів;

– особливості розроблення бланків юридичної особи. Типові помилки у реквізитах бланку;

– відповіді на питання учасників семінару.

Загалом участь у семінарі взяли 195 представників від 107 наукових установ, що перебувають у віданні НАН України. Насамперед це – вчені секретарі та завідувачі канцелярій. Також серед учасників були співробітники кадрової служби, завідувачі науково-технічних архівів. Досить широка географія міст розташування академічних установ, представники яких брали участь у семінарі, – Київ, Харків, Львів, Одеса, Дніпро, Полтава, Суми, Миколаївська обл., Біла Церква, Умань, Тростянець.

Щиро дякуємо всім за активну участь у семінарі.

О. М. Загорецька,

старша наукова співробітниця

Інституту архівознавства