Положення про Фонд Президентів України

Затверджено Указом Президента України
від 11 жовтня 1996 року N 936/96

1. Фонд Президентів України (далі — Фонд) є структурним підрозділом Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (далі — Бібліотека), заснованим Указом Президента України від 5 квітня 1996 року N 244 (244/96) "Про надання Центральній науковій бібліотеці імені В. І. Вернадського статусу національної". Фонд діє на правах науково-дослідного інституту.
   Фонд як спеціальна бібліотечно-архівна колекція є основним центром, що забезпечує збирання, збереження та запровадження в науковий і культурний обіг документальних матеріалів, які відображають державну, суспільно-політичну діяльність, творчість та життя Президентів України.

2. Фонд у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР), законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, іншими нормативними актами та цим Положенням.
   З питань організації та методики ведення архівної справи Фонд керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (далі — Головархів), а з питань роботи з друкованими виданнями — правилами, інструкціями і рекомендаціями Бібліотеки.

3. З питань державної, суспільно-політичної діяльності, творчості Президентів України основними завданнями та функціями Фонду є:

   • збирання, збереження матеріалів, що знаходяться у Фонді, та створення необхідних умов для користування ними;
   • бібліотечний і архівний облік документів, їх державна реєстрація відповідно до законодавства;
   • наукове опрацювання документів та створення науково-довідкового і довідково-пошукового апарату;
   • запровадження матеріалів Фонду в науковий, освітній, культурний обіг;
   • інформування широкої громадськості про діяльність Президентів України, формування у суспільній думці поваги до інституту президентства, особи Президента України як глави держави та символів державної та президентської влади;
   • інформаційно-аналітичне та бібліотечно-бібліографічне обслуговування Президентів України та їхніх служб;
   • формування баз даних про виступи Президентів України, відгуків про них і наукова експертиза точності цитування актів Президентів України та їхніх офіційних виступів у вітчизняній і зарубіжній пресі;
   • вивчення досвіду функціонування інституту президентства інших держав, а також діяльності президентських бібліотек, фондів, архівів і аналогічних їм установ іноземних держав;
   • розроблення і координація під егідою Президентів України програми видання серії "Бібліотека Президентів України", яка включає найважливіші пам'ятки національної культури.

4. До Фонду належать:

   • 1) документи на всіх видах носіїв інформації з особистих архівів Президентів України, що перебувають у їхній приватній власності (і не входять до номенклатури справ державного архіву Президентів України) та інших осіб, до повноважень яких належить допомога Президентам України у виконанні їх державних обов'язків;
   • 2) особисті бібліотеки Президентів України та інші друковані видання, що відображають державну, суспільно-політичну діяльність, творчість та життя Президентів України;
   • 3) службові видання адміністрацій Президентів України, інших органів та служб при Президентах України;
   • 4) документальні матеріали приватних осіб, які причетні до державної, політичної, громадської, творчої діяльності Президентів України та всього періоду їхнього життя, у тому числі особисті матеріали родин Президентів України;
   • 5) документальні матеріали громадських організацій і осіб, діяльність яких може бути так чи інакше пов'язаною з реалізацією ідеї президентської влади в Україні, у тому числі Президентів України, обраних політичними об'єднаннями діаспори, президентів Західноукраїнської Народної Республіки і Карпато-Української республіки, кандидатів у Президенти України, а також видання про історичні форми організації державної влади на території України;
   • 6) документальні матеріали та твори мистецтва, що містять будь-яку інформацію про Президентів України та створені будь-коли і з будь-якого приводу у всіх можливих формах закріплення інформації;
   • 7) копії архівних документів офіційної діяльності Президентів України, їхніх органів та служб, матеріалів про життя й творчість, що зберігаються в інших бібліотеках, архівних установах України та поза її межами;
   • 8) зарубіжні публікації та бази даних, що містять матеріали про життя і діяльність Президентів України й аналіз функціонування інституту президентства в Україні;
   • 9) матеріали про досвід функціонування інституту президентства за кордоном і про діяльність президентів іноземних держав;
   • 10) науково-довідковий фонд, який містить бібліографічну та іншу науково-довідкову інформацію про наявність документів Президентів України і документів про їхню діяльність, що зберігаються в Бібліотеці, інших бібліотеках, архівних установах України та поза її межами.

5. Склад документальних матеріалів, що передаються на постійне зберігання до Фонду, визначається Президентами України, їхніми законними представниками, особами, що діють за їхнім дорученням, та іншими власниками документів.

6. Рішення про включення до Фонду документів приймається експертно-перевірною комісією Бібліотеки у складі архівістів, бібліотекарів, науковців, представників відповідних служб Адміністрації Президента України, Головархіву України, дирекції Бібліотеки та керівництва Фонду. Положення про експертно-перевірну комісію та її персональний склад затверджуються генеральним директором Бібліотеки.

   Під час прийому-передачі складається спеціальна угода між Президентом України, його повноважним представником або іншим власником та Бібліотекою. Угодою визначаються умови передачі, право власності, збереження та використання документальних матеріалів.

   При передачі документальних матеріалів до Фонду їхні власники мають право висунути додаткові умови щодо зберігання та використання документів відповідно до законодавства.

7. Для виконання покладених завдань та функцій Фонд має право:

   • одержувати від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органів виконавчої влади, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, громадян відомості про наявність документів та інших матеріалів, пов'язаних з життям і діяльністю Президентів України;
   • інформувати Президента України про стан роботи з документами та іншими матеріалами Фонду, а також про необхідність поповнення його новими надходженнями;
   • визначати, відповідно до законодавства, порядок користування документами та іншими матеріалами, що знаходяться на зберіганні;
   • розробляти, за погодженням з Головархівом України та Бібліотекою, нормативно-методичні документи, що стосуються роботи Фонду;
   • скликати конференції, наради, семінари з питань роботи з документальними матеріалами Фонду.

8. Бібліотека надає право доступу до матеріалів або копій Фонду кожному дієздатному громадянинові України, іноземцеві. Архівні матеріали видаються на підставі заяви та документа, що посвідчує особу.

   Особам, які не мають соціально-правової, наукової, службової або іншої документально підтвердженої потреби в користуванні архівними документами, останні надаються лише в копіях.

9. Оригінали документів та довідковий апарат надаються у користування після науково-технічного опрацювання та обліку з моменту їх надходження на зберігання. Залежно від мети документальні матеріали видаються у вигляді оригіналів, копій, бібліографічних і археографічних переліків, історичних та фактографічних довідок, аналітичних оглядів тощо.

10. Обмеження, строки розсекречування та форми доступу до архівних документів та документальної інформації регулюються Законами України "Про державну таємницю" (3855-12), "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (3814-12), а також цим Положенням.

    Фонд та Бібліотека мають право обмежити доступ до документальних матеріалів:

    • а) на час науково-технічного опрацювання або реставрації з метою збереження документів;
    • б) неповнолітнім, особам, визнаним судом недієздатними або обмежено дієздатними, та особам, які грубо порушували порядок користування документами;
    • в) з метою захисту законних прав та інтересів власників документів на їхню вимогу;
    • г) в інтересах зберігання державної таємниці та інших передбачених законодавством таємниць
    • д) у випадках, коли документи можна використати з метою дискредитації особи Президента України, членів його родини; коли вони мають конфіденційний характер.

    Доступ до документів, які зачіпають законні права та інтереси громадян, здійснюється з дозволу цих громадян або їхніх законних представників. Доступ до документів не може бути обмеженим з політичних чи ідеологічних мотивів.

11. Умови обмеження доступу до документів Фонду можуть визначатися Президентами України, їхніми законними представниками або уповноваженими особами, а також власниками документів на будь-який строк.

12. Виняток з обмеження доступу до документів Фонду становлять випадки, коли матеріали надаються:

    • а) колишнім Президентам України, за якими зберігається право необмеженого доступу до документів їхнього архівного та персонального фонду;
    • б) представникам адміністрацій Президентів України, які уповноважені на це з метою використання документів для поточної діяльності за письмовим поданням Президента України або уповноваженої ним особи;
    • в) фахівцям, що уповноважені здійснювати науково-технічне опрацювання документів, та керівництву Фонду для поточної роботи з організації Фонду;
    • г) представникам судових та слідчих органів у порядку, визначеному законодавством України.

13. Строки обмеження доступу визначаються генеральним директором Бібліотеки згідно з законодавством, а також за письмовим поданням Президентів України, їхніх законних представників, уповноважених ними осіб, власників документів.

14. Умови використання матеріалів регулюються Законами України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", "Про авторське право та суміжні права" (3792-12), "Про інформацію" (2657-12) та "Про державну таємницю", іншими законодавчими актами.

15. Загальне керівництво Фондом здійснює генеральний директор Бібліотеки. Фонд очолює директор, якого затверджує Президія Національної академії наук України за поданням генерального директора Бібліотеки, погодженим з Президентом України, який перебуває на посаді.

    Директор Фонду здійснює керівництво діяльністю Фонду, несе відповідальність за виконання покладених на Фонд завдань, представляє Фонду з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.

16. Структуру Фонду затверджує вчена рада Бібліотеки, а граничну чисельність та фонд оплати праці — генеральний директор Бібліотеки.

    Фінансування діяльності Фонду здійснюється з Державного бюджету України за окремими нормативами.