Сторінка в розробці

♦

Робота з обмінним фондом регламентується:

Інструкція про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів

Інструкція з організації обмінного фонду бібліотеки науково-дослідної установи НАН України // Організація роботи бібліотеки науково-дослідної установи Національної Академії наук України : зб. док. і матеріалів / Укл. Н.І.Смаглова, Г.І. Солоїденко .- Київ : НБУВ, 2000.- Вип. 3.- С. 50-57
 

♦

 Згідно з нормативними документами обмінний фонд на баланс бібліотеки не береться. Основним документом обліку фонду є Книга сумарного обліку обмінного фонду. Це документ постійного зберігання з прошитими та пронумерованими сторінками, з печаткою та підписом керівника установи на останній сторінці. Для більш оперативного ведення сумарної книги паралельно можна розробити та вести її аналог у форматі електроних таблиць, яка зручна у використанні та мобільна до змін.
Облікова інформація, яка представлена як в традиційній, так і  електронній формі повинна бути ідентична та узгоджена із формами статистичного обліку бібліотеки. Відомості про рух обмінного фонду фіксуються у трьох частинах книги сумарного обліку:

у частині 1 обліковуються сумарно документи, що надійшли до обмінного фонду за відповідними супровідними документами;

у частині 2 обліковуються сумарно документи, що вибули з обмінного фонду за відповідними актами;

у частині 3 відображається рух обмінного фонду.